Кароч не знаю какие тут полиси, кто что и как задумал, попытаюсь высказать свои соображения. Гости из мускуля и сана это очень здорово и хорошо, тока вот пока у них появится интерес, время и возможность приехать к нам, можно успеть многое сделать самостоятельно. Да и приехать в никуда (а может все-таки и куда, но для меня это пока что исключительно виртуальное сообщество) вряд ли попрет кого-то. По сему мне видится следующий вариант.
Людей зарегеных здесь на форуме ~120 (если конечно я или система не обманывает). Наверняка, люди разные, но в любом случае не без интереса к жава и программированию в целом.

Что надо для мини-конференции? Выступающие + слушатели + где выступать.

1. Выступающие.
Уверен, что найдутся такие, кто захочет поделиться своим опытом. Красивая презенташка, 15 минут доклада и хотя бы 5-7 желающих высказаться прокатило бы для пробного сборища часа на 2. Ведь наверное совсем необязательно сразу сделать все идеально?
TODO: кароч кто хочет мог бы просто сюда постнуть и начинать готовить доклад.

2. Слушатели.
Все остальные, жаждующие зрелищ.
TODO: а ничего и делать то не надо! придти для массовки и зная предварительно темы докладов, ознакомиться с предметной областью (еси такового знакомства не было) и готовить вопросы.

3. Где выступать.
Рассчитывать на КЗ Минск или Минск-отель приходится для начала вряд ли. Но тем не менее, раз уж здесь есть спонсоры и организаторы, то думаю проставиться и нанять хоть какую камору они смогут.
TODO: узнать, что можно изначально предоставить и на сколько человек\какое время расчитывать первым двум категориям.

Если что-то выйдет из этого, возможно к 120 человекам примкнут и другие, кому не достаточно было ранее просто виртуального коммьюнити. И докладчики поедут

А еще администраторам.
В комментах и темах форума потерять желающего выступать (если он не будет достаточно хорошо настаивать) или что кому хочется послушать не так и сложно.
Можно придумать элементарный УИ вроде

1. "Список желающих выступить и темы" - для того, чтобы формировать очередной сейшн.
2. "Список интересующих тем" - для тех, кто хочет поделиться опытом, но не знает что и кого заинтересует

И включить туда голосование, чтобы видеть статистику и знать на сколько людей рассчитывать.

Вроде все что хотел сказать

Мот я конечно и в танке, и все что описал, уже всем известно и уже давно делается, тогда простите великодушно.

"Жыве Беларусжуг!".